アウトソーシングとは？ 10分でわかりやすく解説

UnsplashのMohamed Mが撮影した写真      

業務の一部を外部に委託することで、コスト削減や効率化を実現したいとお考えではありませんか？この記事では、アウトソーシングの基本概念から、導入のメリット・デメリット、実際の進め方まで、10分ほどで分かりやすく解説します。アウトソーシングについて理解を深めることで、業務に適した外部委託の方法が見えてくるはずです。

アウトソーシングとは

アウトソーシングの定義

アウトソーシングとは、企業や組織が自社で行っていた業務の一部または全部を、外部の専門業者に委託することを指します。社内のリソースや人材を活用するのではなく、外部の専門的な知識やスキルを持つ企業に業務を任せることで、効率化や品質向上、コスト削減などを図ることができます。

アウトソーシングの目的

アウトソーシングを導入する主な目的は以下の通りです。

1. コスト削減：専門業者に委託することで、人件費や設備投資などのコストを抑えられます。
2. 業務効率の向上：専門業者のノウハウや技術を活用することで、業務の効率化や品質向上が期待できます。
3. リスク分散：業務を外部委託することで、事業環境の変化に対するリスクを分散できます。
4. コア事業への集中：非中核業務をアウトソーシングすることで、自社のコア事業に経営資源を集中できます。

アウトソーシングの種類

アウトソーシングには、委託する業務内容によって様々な種類があります。主なものを以下の表にまとめました。

アウトソーシングの歴史

アウトソーシングの概念自体は古くからありましたが、現代的な意味でのアウトソーシングが普及し始めたのは1980年代以降のことです。情報通信技術の発展により、業務の外部委託が容易になったことが背景にあります。当初は製造業を中心に広がりましたが、次第にITやビジネスプロセスなど、様々な分野でアウトソーシングが活用されるようになりました。今日では、グローバル化の進展とともに、海外への業務委託も一般的になっています。

以上、アウトソーシングについて、その定義や目的、種類、歴史などを簡単に解説しました。業務の外部委託を検討する際は、自社の状況やニーズを十分に見極めた上で、信頼できる委託先を選ぶことが重要です。

アウトソーシングのメリット

コスト削減

アウトソーシングを導入することで、自社で業務を行うよりも低コストで済むことが期待できます。専門業者は規模の経済を活かし、効率的な業務運営を行っているため、人件費や設備投資などのコストを抑えられます。また、必要な時に必要な分だけサービスを利用できるので、無駄なコストを削減することが可能です。

専門性の高いサービスの利用

アウトソーシング先の企業は、特定の分野に特化した高い専門性を持っています。自社だけでは対応が難しい課題も、専門業者の知識やノウハウを活用することで解決できる可能性があります。また、最新のテクノロジーや業界のベストプラクティスに精通しているため、品質の高いサービスを提供してくれます。

リソースの有効活用

自社の人材や設備をコア事業に集中させることができます。限られたリソースを非中核業務に割くのではなく、戦略的に重要な分野に投資することで、競争力の向上につなげられます。また、アウトソーシングを活用することで、社内の業務負荷を軽減し、従業員のモチベーションアップや働き方改革にも寄与します。

リスク分散

事業環境の変化に伴うリスクを外部に分散できます。例えば、需要の変動が大きい業務を外部委託することで、自社の固定費を抑えつつ、柔軟に対応することが可能です。また、専門業者はセキュリティ対策や事業継続計画などにも十分な備えがあるため、自社単独で対応するよりもリスクを軽減できます。

以上のように、アウトソーシングにはコスト削減、専門性の高いサービスの利用、リソースの有効活用、リスク分散など、様々なメリットがあります。一方で、委託する業務の選定や委託先との関係構築など、導入には十分な検討と準備が必要です。自社の状況に合ったアウトソーシングの活用方法を見極め、戦略的に取り組むことが重要だといえるでしょう。

アウトソーシングのデメリット

コントロールの喪失

アウトソーシングを導入すると、業務の一部または全部を外部に委ねることになるため、自社での管理が難しくなる可能性があります。委託先の業務プロセスや品質管理に直接関与できないため、思うような成果が得られない恐れがあります。また、委託先の優先順位が自社と異なる場合、スケジュールや対応に齟齬が生じることもあります。

情報セキュリティリスク

機密情報や顧客データなどを外部に委託する際は、情報漏洩のリスクを考慮する必要があります。委託先のセキュリティ対策が不十分だったり、従業員の不正行為があったりした場合、重要な情報が外部に流出してしまう可能性があります。情報セキュリティ事故が発生した場合、企業の信用失墜や多額の損害賠償につながるおそれがあります。

コミュニケーションの難しさ

社内で業務を行う場合と比べ、アウトソーシングではコミュニケーションに時間と手間がかかることがあります。特に、委託先が海外である場合、言語や文化の違いから意思疎通がスムーズにいかないことも少なくありません。コミュニケーション不足により、要件の誤解や品質の低下を招く恐れがあります。

ベンダーロックイン

特定の委託先に依存しすぎると、他社へ切り替えることが難しくなるベンダーロックインのリスクがあります。委託先の技術や人材に強く依存している場合、委託先の事情によってサービスが継続できなくなった際に、自社の業務に大きな支障をきたす可能性があります。また、委託先が価格を引き上げたり、サービス内容を一方的に変更したりした場合、自社が不利な立場に立たされるおそれもあります。

以上のように、アウトソーシングにはコントロールの喪失、情報セキュリティリスク、コミュニケーションの難しさ、ベンダーロックインなどのデメリットが存在します。これらのリスクを最小限に抑えるためには、委託先の選定を慎重に行い、適切なガバナンスの仕組みを構築することが重要です。また、アウトソーシングに過度に依存せず、自社の強みを活かしながら、バランスの取れた業務運営を心がける必要があるでしょう。

アウトソーシング導入の手順

業務の選定

アウトソーシングを検討する際、まず自社の業務を見直し、外部委託に適した業務を選定することが重要です。コア事業に直結しない業務や、自社に十分なリソースやノウハウがない業務が、アウトソーシングの対象として適しているといえます。業務の切り分けを行う際は、各部門の意見を十分に聞き、全社的な合意形成を図ることが望ましいでしょう。

ベンダーの選定

アウトソーシング先のベンダー選定は、導入の成否を左右する重要なプロセスです。まず、複数のベンダーから情報を収集し、それぞれの強みや実績を比較検討することが必要です。その際、以下のような観点を考慮するとよいでしょう。

• 業界での実績や専門性
• サービスの品質や信頼性
• 柔軟性やスケーラビリティ
• セキュリティ対策の充実度
• コストパフォーマンス

選定の際は、単に価格だけでなく、自社の要件にマッチしたベンダーを総合的に評価することが重要です。

契約の締結

ベンダーが決まったら、両者の責任と義務を明確にした契約を締結します。契約書には、以下のような内容を盛り込むことが一般的です。

• サービスの範囲と内容
• サービスレベル保証（SLA）
• 価格体系と支払い条件
• 知的財産権の帰属
• 秘密保持義務
• 契約期間と更新条件
• 契約解除の条件

契約書は、トラブル発生時の指針となる重要な文書です。専門家の助言を得ながら、慎重に作成することが望ましいでしょう。

運用とモニタリング

アウトソーシングを開始したら、委託業務が適切に遂行されているか、継続的にモニタリングすることが必要です。定期的な報告会や進捗会議を設け、ベンダーとの密なコミュニケーションを維持することが重要です。また、サービスレベルが契約通りに達成されているかを確認し、必要に応じて改善を求めることも欠かせません。運用の中で発生した課題や変更要望は、適宜ベンダーと協議し、柔軟に対応していくことが求められます。

以上が、アウトソーシング導入の一般的な手順です。自社の状況に合わせて、これらのステップを適切に踏んでいくことが、アウトソーシングの成功につながります。導入には一定の時間と労力を要しますが、業務の最適化や競争力強化を実現する上で、アウトソーシングは有効な選択肢の一つといえるでしょう。

まとめ

アウトソーシングとは、企業が自社の業務の一部を外部の専門業者に委託することです。コスト削減や業務効率の向上、リスク分散などを目的として導入されます。IT、ビジネスプロセス、製造、物流など、様々な分野でアウトソーシングが活用されており、委託先の専門性を活かすことで、品質の高いサービスを利用できるというメリットがあります。一方で、コントロールの喪失や情報セキュリティリスク、コミュニケーションの難しさなどのデメリットも存在します。アウトソーシング導入にあたっては、委託する業務の選定、ベンダー選定、契約締結、運用とモニタリングといった手順を踏む必要があります。戦略的にアウトソーシングを活用することで、業務の最適化と競争力強化を実現できるでしょう。