テレワークとは？ 押さえておきたい基礎知識・導入メリットなど

近年、柔軟な働き方を実現するための方法としてテレワークが普及しました。さまざまな業界・業種でテレワークの導入が進められ、現在もテレワークを実施しているという方も多いのではないでしょうか。

この記事は、これからテレワークを導入・拡大したいと考えている企業や、テレワークとは何のことかをよくわかっておきたいといった方に向けて、テレワークの概要から種類・形態とともに、メリット・デメリットや導入時の流れ・ポイント、導入に利用できる補助金・助成金について解説します。

テレワークとは

テレワークとは、tele（離れたところ）とwork（働く）を合わせた造語であり、「情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方」のことを指します。従来の働き方はオフィスに出社して働くことが一般的でした。しかし、ICTが発達した近年では、インターネットを活用してオフィスに出社することなく働くことが可能です。

オフィスに出社しない働き方を実現することで、時間や場所にとらわれることのない柔軟な働き方が実現します。テレワークによる柔軟な働き方の実現は、業務の効率化やこれまで働くことが難しかった状況の人でも働ける、などの多くのメリットをもたらします。

テレワークとリモートワークに違いはあるのか？

テレワークと似たような概念として、「リモートワーク」という言葉があります。リモートワークはオフィス以外の場所で働くこと、リモートで仕事をすることを表す言葉ですが、明確な定義はありません。一方でテレワークは、一般社団法人日本テレワーク協会により「情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方」とされています。

テレワークとリモートワークはほぼ同義ですが、テレワークの方はICTの活用に触れられているなど、微妙なニュアンスの違いが発生することがあります。また、テレワークは政府・公的機関や大企業がよく利用する名称です。テレワークとリモートワーク、どちらの言葉を使っても特に問題ないことがほとんどですが、シチュエーションによって使い分けるとよいかもしれません。

テレワークの種類・形態

テレワークと一言でいっても、働く場所などによってその種類や形態はさまざまです。ここでは、代表的なテレワークの種類や形態を、勤務場所と頻度によって分類したうえで解説します。

場所による分類

在宅勤務

働く場所が自宅であれば、在宅勤務と呼ばれます。オフィスに出社する必要がないため通勤時間の削減や移動による負担の軽減が期待でき、時間を有効活用できます。在宅勤務であれば、介護や育児でオフィスに出社することが難しい状況の人でも継続して働けるというメリットもあります。

サテライトオフィス・コワーキングスペースでの勤務

サテライトオフィスとは、本来の就業場所とは異なるオフィススペースのことであり、おもに企業が別途用意したオフィススペースを指します。コワーキングスペースは「働くための場所」として公開されているスペースであり、誰もが自由に利用できるオフィススペースです。

サテライトオフィスやコワーキングスペースでの勤務は、従来のオフィス勤務と在宅勤務の中間に位置する存在といえるでしょう。本来の就業場所であるオフィスと自宅の距離が遠い場合や、在宅勤務では業務に集中できない場合などに有効です。

モバイルワーク

モバイルワークは移動中に働くことを表すテレワークの種類です。電車や新幹線、飛行機などのなかや、移動の合間に喫茶店・カフェで働くこともモバイルワークに含まれます。出先からでも社内ネットワークなどに接続して必要な書類・データを参照できるなど、移動中でも働ける環境を整えることで業務の効率化が期待できます。

ワーケーション

ワーケーションはwork（働く）とvacation（休暇）を合わせた造語です。リゾート地などの休暇を楽しめる場所でテレワークを行うことを表します。仕事の合間に休暇を楽しむ、休暇を楽しみながら仕事も行なう、といったこれまでにない柔軟な働き方が実現できます。また、ワーケーションと似た概念に、出張先などで業務の前後に休暇を楽しむ「ブレジャー」もあります。

頻度による分類

フルリモートワーク（常時テレワーク）

フルリモートワークはテレワークの形態の一つであり、常時テレワークで働くことを表します。一切オフィスに出社することなく、テレワークのみで業務を遂行します。業界や業種によってはフルリモートワークの実現が難しい場合もありますが、フルリモートワークを実現している企業も少なくありません。

ハイブリッドワーク（随時テレワーク）

ハイブリッドワークは、従来のオフィスワークとテレワークを組み合わせた働き方です。フルリモートワークとは異なり、テレワークを必要に応じて利用する、という考え方で運用されます。

テレワークにはさまざまなメリットが存在しますが、コミュニケーションがしやすいなどの理由から従来のオフィスワークを好む人も多いでしょう。働き方に柔軟性をもたせ、1人1人に合わせた働き方を実現するためにも、ハイブリッドワークは注目を集めています。

テレワークが普及した背景

テレワークは政府が施行した「働き方改革」において、「多用で柔軟な働き方の実現」の手段として、2018年頃から政府が推奨していた働き方です。当初は新しい働き方として注目を集めていましたが、なかなか普及が進みませんでした。

しかし、テレワークは2020年頃から急速に普及しました。その背景には、新型コロナウイルスが世界的に猛威を振るったことが理由として挙げられます。コロナ禍で「3つの密（「密閉」「密集」「密接」）を避ける」ことが重要視されるようになり、感染拡大の防止策としてテレワークが利用されるようになりました。2020年7月に、政府が「テレワーク7割の推進」を経済界に要請したことも要因の一つです。テレワークの導入を後回しにしていた企業も、コロナ禍で必要に迫られて次々と導入を進めていき、現在では多くの企業でテレワークが可能となっています。

実際にテレワークを導入したことで、テレワークがもたらすメリットを多くの企業・人が実感しました。そのため、2023年現在でもフルリモートワーク・ハイブリッドワークなど、多様な働き方を実現する手段としてテレワークが活用されています。

テレワークのメリット

テレワークによる働き方は多くのメリットをもたらします。テレワークのメリットを企業側・従業員側の視点でそれぞれ見ていきましょう。

企業のメリット

テレワークの企業側のメリットとしては、おもに次のような点が挙げられます。

• 事業継続性の向上
• 多様な人材の雇用、活用
• コスト削減
• デジタル化の促進

まず、新型コロナウイルスのようなパンデミック対策として、出社ができない状況でも事業の停止リスクを回避するための手段として有効であることが体感できた方が多かったのではないでしょうか。パンデミック以外でも、例えば台風などの自然災害などで交通機関の乱れが予測される際でも、テレワークの環境があれば従業員を出社させずに事業を継続させることができます。

また、育児や介護、病気・ケガなどによってオフィスに出社することが難しい、出社しても時短勤務にせざるを得ない、といった従業員に対して、柔軟な働き方を実現できる点もメリットです。今まで働いていた従業員がライフステージの変化に直面しても、退職してしまうリスクを減らし、ノウハウを生かすことができます。また、テレワーク前提の環境であれば、オフィスへの通勤が困難な遠隔地に住む人材を雇用できる可能性が広がります。

従来のオフィスワークでは、従業員が働く場所としてオフィスを借りたり、パソコンやプリンタなどの設備を用意したりと多くのコストがかかっていました。しかし、テレワークであれば従業員の自宅や喫茶店・カフェなどでも仕事が行えるようになり、オフィスの賃料や電気代、プリンタなどの設備代、印刷物の紙・インク代などのコストが削減できます。

テレワークはICT技術を用いることが前提となっているため、導入を進めることで自然と企業全体のデジタル化も進んでいくというメリットもあります。デジタル化を進めることで、より業務を効率的なものにすることができます。

従業員のメリット

テレワークの従業員側のメリットとしては、おもに次のような点が挙げられます。

• QOLの向上
• 業務の効率化
• 副業などに取り組める

QOL（Quality of Life）は人生・生活の質を表す言葉で、生きる上での満足度を表す指標の一つです。テレワークを導入することでオフィスに出社するための移動時間を削減でき、その分を趣味や家族と過ごすために利用できるようになります。通勤時間の長さは多くの人にとってストレスとなるため、削減することでQOLの向上が期待できます。

また、テレワークは一人で黙々と作業に没頭しやすい環境を作りやすく、一つの業務に集中することが可能です。それぞれの働き方を評価する指標としても成果物が中心になりやすいため、自然と業務の効率化に繋がります。

その他にも、通勤時間の削減などによって空いた時間で副業に挑戦することもできます。副業で収入の柱を増やしたり、副業を通じて業務に活かせる知識・スキルを習得したりすることも期待できるでしょう。また、業務に関連する資格の取得を目指すなど、空いた時間を自由に活用できるようになります。

テレワークのデメリット

多くのメリットをもたらすテレワークですが、導入する際にはデメリットについても理解しておく必要があります。デメリットも企業側・従業員側で異なるため、それぞれ見ていきましょう。

企業のデメリット

テレワークの企業側のデメリットとしては、おもに次のような点が挙げられます。

• 勤怠管理が難しい
• セキュリティのリスク

テレワークではオフィスワークと異なり従業員が働いている様子を直接確認できません。企業側からすると、実際に従業員が働いているかどうか、働きすぎていないか、などの勤務状況を把握することが難しくなっています。実際に、テレワークを導入しない理由として「従業員の勤怠管理や在籍・勤務状況の確認が難しいから」という点を上げる企業も少なくありません。

また、社外で仕事を行うためにはインターネットを活用する必要があります。業務上秘匿性の高い情報を社外に持ち出すことも多くなり、従来以上にセキュリティ対策が必要です。オフィスワークとは異なるセキュリティリスクの存在に対しても対策が必要になり、十分なセキュリティ対策ができていないと情報漏洩などの事故が発生する可能性があります。

テレワークに合わせたセキュリティ対策を十分に取らないと、企業を危険な目に晒してしまいかねないという点も、テレワークのデメリットといえるでしょう。

従業員のデメリット

テレワークの従業員側のデメリットとしては、おもに次のような点が挙げられます。

• コミュニケーションが難しい
• 集中できない/働きすぎてしまう

オフィスワークであれば対面で簡単にコミュニケーションを取れます。しかし、テレワークではメールやチャットツールなどを用いなければコミュニケーションが取れません。これらのツールを使いこなすためのスキルも必要になり、十分なコミュニケーションが取るのが難しいという点はデメリットの一つです。

その他にも、テレワークに適した環境を自分で整える必要がある、という問題があります。オフィスは業務のために最適な環境が用意されていますが、在宅勤務などでは自身で環境を整える必要があります。十分な環境が整えられないことで業務に集中しづらく、かえって業務効率が低下する可能性も考えられるため注意が必要です。

反対に、仕事とプライベートのメリハリをつけることが難しく、必要以上に働きすぎてしまう場合もあります。

テレワークの導入状況

2020年以降、テレワークは普及しましたが実際の導入状況はどうなのでしょうか。総務省が公表する「令和3年通信利用動向調査の結果」によれば、テレワークを導入している企業の割合は51.9%に達し、半数を超えたと発表されています。また、今後導入予定の企業も含めると、その割合は6割近くに達します。

テレワークを導入している企業の91.5％は在宅勤務を導入しており、モバイルワークが30.5％、サテライトオフィス勤務が15.2％という状況です。

導入の目的としては「新型コロナウイルス感染症への対応（感染防止や事業継続）のため」が最も多く、9割を超えています。このことからも、新型コロナウイルスがテレワークの普及に多大な影響を与えていることが分かります。

テレワーク導入のポイント

テレワークを導入する際には、テレワークのメリットを最大限に活かし、デメリットを解消するための仕組みづくりや、ソリューションの導入がポイントです。主なポイントとしては、次のような対策が挙げられます。

セキュリティの強化

テレワークでは自宅や喫茶店、移動中など、オフィス外で仕事をすることになります。従来のセキュリティ対策では不十分であるため、テレワークに適したセキュリティ対策が必要です。

例えば、社外から社内ネットワークに接続するための方法としてVPN（Virtual Private Network）が挙げられます。VPNは通信を暗号化し、社内ネットワークに接続するユーザーを認証することで通信の盗聴や社内ネットワークへの不正アクセスを防げます。

しかし近年、VPNを狙ったサイバー攻撃が急増しているため、導入する際には認証システムなどをしっかり整備して不正アクセスを防止することが重要です。

テレワークと出社を組み合わせるハイブリッドワークを実施している場合、業務端末を持ち運びする機会が多くなります。企業の重要な情報を持ち歩くだけでもリスクがあり、万が一紛失などに遭ってしまうと、セキュリティ事故にもつながりかねません。

そのため、社外から社内ネットワークにアクセスする際は、端末内に極力データを残さないシステムを採用することをお勧めします。例えば、画面転送ソリューションなどがこれに当たります。

その他にも、テレワークの実現のためにクラウドサービスを利用する機会も増えるため、従業員のクラウドサービス利用を可視化・制御できるCASB（Cloud Access Security Broker）などのソリューションの導入や、従業員のセキュリティ教育の徹底が重要です。

コミュニケーションツールの導入

オフィスワークにおけるコミュニケーションは対面で行われていましたが、テレワークでは難しくなっています。また、対面以外のコミュニケーション手段としては電話やメールが挙げられますが、テレワークではこれだけだと十分なコミュニケーションが実現できません。

そのため、ビジネスチャットツールやビデオ会議システムの導入などにより、オフィスワークと同等以上のコミュニケーション環境を構築する必要があります。ビジネスチャットツールはメールよりもリアルタイムにコミュニケーションでき、コミュニケーション不足の解消に役立ちます。

また、ビデオ会議システムはお互いの顔を見ながら打ち合わせができるため、遠隔地にいながらオフィスワークさながらのコミュニケーションを取ることができます。

勤怠管理システム・人事評価システムの見直し

オフィスワークではタイムカードなどを使って勤怠管理を行いますが、テレワークにおいても同様の仕組みを導入することで勤怠管理を実現できます。Excelなどを使って勤怠管理をしていると管理が煩雑になるため、Webベースの勤怠管理システムを導入することがおすすめです。Web・クラウドサービスの勤怠管理システムであれば、場所を問わず勤怠状況を入力でき、企業側・従業員側のどちらも勤怠を管理しやすくなります。

また、従業員の働きぶりを直接確認できないことから、人事評価の仕組みも見直しが必要になるでしょう。成果主義で評価する場合も多くなると考えられますが、その他にも業務を遂行するプロセスも評価対象にするべきといえます。

人事評価の仕組みを見直す際にはコミュニケーションツールの使い方と合わせて検討するとよいでしょう。Web上に仮想的なオフィス空間を作り、そこでコミュニケーションを取りながら仕事を行う「バーチャルオフィス」というものも存在します。

勤怠管理と併せて、人事評価の仕組みやシステムを見直す際には、これらのソリューションの導入も検討してみましょう。

テレワーク導入の流れ

テレワークを導入する際には、事前に入念な検討をすることが重要です。ここでは、テレワークを効果的に導入するための流れを簡単に解説します。

目的を明確にする

テレワークを導入するにあたり、はじめにその目的を明確にすることが重要です。テレワークを働き方の多様性を実現するために導入するのか、事業継続のために導入するのか、等によっても最適な導入方法は変わります。

テレワークを導入することで実現したいことをはじめに明確にしておき、その目的を達成するために必要な対策を行っていくことが基本となります。

導入範囲や体制の検討

テレワークを初めて導入する場合、いきなり全社的に導入を進めることは危険です。実際に導入したことで発覚する問題なども多く存在し、うまく移行できなければ業務に支障を来す可能性があります。

業務の内容的にテレワークの導入が容易な部署やグループなどから、まずは狭い範囲で試験的に導入する方法がおすすめです。テレワークを導入するにあたり、管理体制やサポート体制も事前に整えておきましょう。

課題の洗い出しと対策

従業員がそれぞれ遠隔地で業務を行うことになるため、業務内容によってさまざまな課題が生じます。それらを事前に洗い出しておき、課題に対する対策を講じましょう。その際には、セキュリティ上の課題と対策も同時に検討することが重要です。

業務内容によっては社外に持ち出すことが危険な情報もあるため、それらの取り扱い方も課題として検討し、対策を講じます。

ルールの策定

テレワークを円滑に進めるためには、テレワークを利用するルールを定めて従業員が遵守することが重要です。例えば、テレワークは時間と場所にとらわれない働き方といっても、深夜にしか作業しない、などの従業員がいると業務が滞る可能性が考えられます。

勤怠時間や管理方法、コミュニケーション方法、問題が発生した場合の対策方法、機密情報の取り扱い方などをルールとして定めておき、周知徹底することが重要です。

環境整備

オフィスで従業員が働く環境を整備するように、テレワークで従業員が働ける環境を整備する必要があります。社外から社内ネットワークに接続するためにVPNを設置したり、在宅勤務で業務を行うためのデバイスを用意したりすることが挙げられるでしょう。

特にセキュリティ対策と、オンラインでスムーズに業務を遂行できる仕組みづくりが重要です。テレワークの環境整備では、安全かつコミュニケーションが取りやすく、利便性の高いオンラインの環境づくり・仕組みづくりが求められます。

テスト導入

いきなり全社的にテレワークを導入しないように、はじめにテストとして導入を進めます。テストを行うことで、検討段階では見つからなかった課題やセキュリティ上の問題などが見つかるでしょう。

テスト導入を通して、新たに見つかった課題・問題点の対策を検討し、本番運用が問題なく行えるように対策を実施していきます。

評価・改善

本番運用が始まったあとも、定期的に評価を行いましょう。実際に従業員がテレワークを実施する中で、働きやすさについてヒアリングしたり、問題が生じていないかをチェックしたりします。

初期は問題がなくとも、長期間にわたり運用を続けることで見つかる課題・問題点もあります。企業・従業員のどちら側にとっても働きやすい環境を作れるように、定期的に評価・改善を続けることが重要です。

テレワーク導入に利用できる補助金・助成金

テレワークを導入するためには、社内ネットワークなどの環境の整備や従業員が利用するデバイスの準備などにコストがかかります。これらのコストは無視できるものではなく、コストの問題でテレワークの導入ができない場合もあるでしょう。

そんな場合には、テレワークの導入に利用できる補助金・助成金がないか確かめてみましょう。補助金・助成金の制度は、国・地方自治体が実施しており、特に中小企業を対象としたものが多くなっています。

代表的な制度としては、次のようなものが挙げられます。

• IT導入補助金（経済産業省）
• 人材確保等支援助成金テレワークコース（経済産業省）
• テレワーク促進助成金（東京都）
• リモートワークで秋田暮らし支援金（秋田県）

など

地方自治体が実施する制度は、都道府県だけでなく市区町村単位で行っている場合もあるため、テレワークの導入検討の際には一度確認してみるとよいでしょう。

まとめ

テレワークはICTを活用した時間や場所にとらわれない柔軟な働き方です。コロナ禍で急速に普及したテレワークは、いまや半数以上の企業が導入しています。さまざまなメリットをもたらす反面、デメリットも存在するため、導入の際には双方をしっかりと確認することが重要です。

テレワークは今後も必要とされる可能性が高く、企業活動を続ける上でも重要となります。まだテレワークを導入していない場合には、この記事で解説した導入のポイントや流れを参考に、導入を検討してみてはいかがでしょうか。